Propuesta metodológica ágil para la implantación de ERP en las universidades de Trujillo

Abstract

Existe diversidad de sistemas empresariales o Enterprise Resources Planning (ERP) agrupados en licenciados y Open Source, en ambos casos el monto de la inversión que se atribuye al proceso de implementación es alrededor del 75%, estos montos por lo general representan un desembolso importante para las instituciones universitarias, es así que en la mayoría de proyectos el proveedor de ERP se convierte en un socio estratégico, ya que ello significa que la empresa debe tener la asistencia necesaria en la mayoría de los casos por un lapso mayor a cinco años; tiempo medio en que se da la TIR (Tasa Interna de Retorno). Entre los principales problemas identificados en proyectos de implantación de ERP son la falta de una metodología de implantación que integre las diferentes líneas e involucrados en el proceso de implantación, una inadecuada gestión de proyectos, y una alta resistencia al cambio. Las principales soluciones de ERP implantadas en el Perú son SAP ERP, PeopleSoft ERP, Microsoft Dynamic, Oracle e-Business Suite todos ellos orientados a la gestión empresarial. Las universidades de Trujillo tienen sistemas de información variados, pues operan con sistemas de desarrollo propios y sistemas ERP, dentro de los ERP tienen: Banner ERP, PeopleSoft ERP, ERP University, Spring ERP, Aditiva ERP. La metodología Ágil de implantación de ERP propuesta maneja 5 procesos: inicio, modelado de negocio, parametrización, preparación para producción y salida en vivo, y 4 dimensiones: funcional, técnica, proyecto, calidad; pretendiendo abordar todos los procesos en proyectos de implantación de ERP de una manera ágil. Para poder evaluar el proceso de implantación de ERP se identificaron 13 Factores Críticos de Éxito (FCE) en proyectos de implantación de sistemas ERP, siendo los más importantes: la metodología de implantación, gestión de proyectos, Reingeniería de procesos y parametrización del sistema y 76 indicadores de los FCE. Para validar los resultados se sometió a Juicio de Experto (9 expertos) la evaluación de 76 indicadores en los 13 Factores Críticos de Éxitos de proyectos de implantación de ERP obteniéndose que en 57 de ellos se obtuvo que están a favor de la metodología propuesta 9 no están a favor y 10 ni a favor ni en contra de la metodología. Y los resultados de la diferencia de los promedios de los FCE que fueron simulados si se hubiere aplicado la Metodología propuesta en comparación con los promedios de los FCE en su metodología que actualmente están aplicando para un proyecto de implantación de ERP, muestran una mejora con la metodología propuesta puesto que la media es de 4.1085 en comparación a 3.6385 de metodología actualmente aplicada por los expertos.

There are diversity of Enterprises Systems or Enterprise Resources Planning (ERP) grouped in property and Open Source, both cases about 75% of investment is allocated to the implementation process, this amounts usually represent a significant outlay for universities, in most projects the ERP’s vendors becomes a strategic partner, this means that the company should have the necessary assistance in most cases for more than five years period; average time given the ROI (Rate of Investment). Between the main problems identified in ERP implementation projects are the deficiency implementation methodology that integrates the different issues and involved in the process of implementation, poor project management and high resistance to change. The main ERP´s solutions implemented in Peru are SAP ERP, ERP PeopleSoft, Microsoft Dynamic, Oracle E-Business Suite all oriented to business management. The universities of Trujillo have several information systems: own systems and ERP systems, such as: Banner ERP, PeopleSoft ERP, ERP University, Spring ERP, ERP Aditiva. The ERP’s implementation agile methodology proposal manages five processes: initiation, business modeling, customization, pre-production and go live, and 4 dimensions: functional, technical, project and quality; pretending to manages all processes in ERP’s implementation projects in a flexible manner. To evaluate the process of implementing ERP were identified 13 Critical Success Factors (CSF), the most important are the implementation methodology, project management, process reengineering and customization system; and 76 CSF indicators. To validate the results are subjected to expert judgment (9 experts) the evaluation of 76 indicators in the 13 Critical Success Factors of ERP implementation projects, obtained in 57 of them that are in favor of the proposed methodology, 9 are not in favor and 10 equal. And the results of the difference of the average of the CSF which were simulated if it has been applied the proposed methodology compared to the averages of the CSF in their methodology currently applying for a project to implement ERP, show an improvement with proposed methodology since the average is 4.1085 compared to 3.6385 methodology currently applied by the experts.