Modelo de automatización de procesos de negocio basado en BPM y ECM, aplicado al proceso de titulación profesional en la Facultad de Ingeniería de la Universidad Privada Antenor Orrego, año 2020

Abstract

Las organizaciones producen, manejan y conservan documentos durante el desarrollo de sus actividades, como parte integral de sus procesos, servicios y sistemas de gestión; para muchas de ellas, los documentos están firmemente asociados al propio negocio, provocando enormes acumulaciones de documentos en diversos soportes; como es el caso de las universidades, quienes necesitan gestionar sus flujos de trabajo y documentos asociados, de forma racional, optimizada y automatizada, para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, así como contribuir al logro de los objetivos de la organización. El presente trabajo, propone un modelo para la automatización de procesos de negocio aplicando políticas de gestión documental predefinidas por la organización, basado en las iniciativas de BPM y ECM, para guiar el modelado, análisis, diseño e implementación del proceso de titulación profesional, como egresado, en la Facultad de Ingeniería de la Universidad Privada Antenor Orrego, correspondiente al año 2020. Se revisaron metodologías y estándares relacionados con la gestión de procesos de negocio y con la gestión documental, así como la integración de sistemas BPM y ECM, como gestor de flujos de trabajo y gestor documental, respectivamente; para definir el ciclo de vida del modelo propuesto. El juicio de cinco expertos permitió validar la estandarización del modelo con una valoración de “excelente” y la complejidad con una valoración de “bueno”. Igualmente, el uso del prototipo del subproceso Revisión de Proyecto de Tesis, permitió comprobar que existe una diferencia significativa en los tiempos empleados en la Escuela Profesional de Ingeniería de Computación y Sistemas, después de aplicar el modelo propuesto.

Organizations produce, manage and preserve documents during the development of their activities, as an integral part of their processes, services and management systems; for many of them, the documents are firmly associated with the business itself, causing huge accumulations of documents on various media; as is the case of universities, who need to manage their workflows and associated documents, in a rational, optimized and automated way, to satisfy the needs and expectations of the clients, as well as to contribute to the achievement of the organization's objectives. This work proposes a model for the automation of business processes applying document management policies predefined by the organization, based on BPM and ECM initiatives, to guide the modeling, analysis, design and implementation of the professional qualification process, such as Graduated from the Faculty of Engineering of the Antenor Orrego Private University, corresponding to the year 2020. Methodologies and standards related to business process management and document management were reviewed, as well as the integration of BPM and ECM systems, as manager of workflows and document manager, respectively; to define the life cycle of the proposed model. The judgment of five experts allowed to validate the standardization of the model with a rating of ““excellent““ and the complexity with a rating of ““good““. Likewise, the use of the prototype of the Thesis Project Review sub-process, allowed to verify that there is a significant difference in the times used in the Professional School of Computing and Systems Engineering, after applying the proposed model.